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Premessa
Il Sistema Bibliotecario dell'Ovest Como ha definito nella propria convenzione
e nella propria programmazione triennale la gestione coordinata delle raccolte
come nucleo fondamentale del progetto di cooperazione territoriale e come
obiettivo strategico per l'erogazione dei servizi di pubblica lettura sul
territorio, ed ha attuato, a partire dal 2002, la progettazione, la gestione
e la verifica coordinata di tutte le fasi e le procedure contemplate per una
corretta gestione delle raccolte: dalla valutazione delle collezioni alla
programmazione dell'incremento, dall'appalto centralizzato alla scelta dei
documenti in coordinamento, dalla revisione programmata alle verifica condivisa
delle metodologie e delle scelte di revisione del patrimonio.
La gestione in cooperazione delle raccolte ed in particolare lo sviluppo coordinato
iniziato nel 1991 nel cessato Sistema Bibliotecario di Olgiate Comasco, attraverso
il coordinamento degli acquisti, l'individuazione degli indirizzi di sviluppo
delle collezioni e la centralizzazione delle procedure di affidamento delle
forniture sono proseguiti anche nel 2002. Accanto a tale servizio, che si
è di anno in anno sviluppato e adeguato alle valutazioni ed alle esigenze
delle biblioteche, si è sviluppata e consolidata una progettualità
complessiva dell'ambito di cooperazione territoriale che si è indirizzata
verso una visione complessiva delle fasi della gestione coordinata delle raccolte.
La macroselezione: la scelta dei settori su cui si intende attuare una politica di sviluppo delle raccolte
La scelta dei settori su cui si intende attuare una politica di sviluppo
delle raccolte si deve basare su una corretta analisi delle raccolte possedute
e sulla circolazione dei documenti.
Il programma gestionale attualmente in uso non consente una raccolta dei dati
statistici relativi alle collezioni e nessun incrocio con i dati relativi
alla circolazione del patrimonio.
Le uniche analisi statistiche possibili sono solamente quelle relative ai
dati statistici generali, all'incremento del patrimonio documentario 2002
ed ai prestiti 2002 riportate nelle tabelle allegate (n.1, 2 e 3), nelle quali
la valutazione è organizzata per macro aree (saggistica adulti e ragazzi,
narrativa adulti e ragazzi), dati che permettono comunque un'analisi realistica
ed un primo importante raffronto tra la politica di incremento delle raccolte
e il loro uso attraverso la circolazione.
Il Sistema Bibliotecario sì è dato come obiettivo di elaborare,
entro fine anno e con gli opportuni strumenti, una valutazione più
approfondita del patrimonio posseduto, dell'incremento delle raccolte e della
circolazione, analizzando il patrimonio, le nuove accessioni ed i prestiti
classe per classe.
Da una analisi dei dati contenuti nelle tabelle qui allegate, si evidenzia
che la percentuale delle aree incrementate trova corrispondenza nella percentuale
in cui il patrimonio delle medesime aree viene prestato.
Ciò significa che la metodologia adottata dalle biblioteche associate
ovvero la programmazione condivisa e la microselezione effettuata in coordinamento,
la valutazione dei documenti con metodo scientifico, l'analisi dei bisogni
dell'utenza effettuata in maniera condivisa e con un continuo confronto tra
esperienze e realtà, garantisce una selezione dei documenti che ha
un effettivo riscontro di interesse e gradimento da parte dell'utenza. Questo
rappresenta un risultato soddisfacente ed un indice significativo dell'efficacia
della gestione coordinata e programmata delle raccolte.
Il numero totale di documenti che si prevede di acquistare nel 2003 corrisponde
a circa 25.000 per una spesa media al netto dello sconto pari a circa 7,5
- 8 euro a documento ed un incremento della raccolta sul territorio che rispetta
lo standard di 180 volumi /1000 abitanti.
Si allega tabella n 4. che contiene le previsioni di spesa per il 2003 di
tutti i comuni associati con un budget complessivo di euro 193.075,51.
La suddivisione per aree tematica rispecchierà i seguenti criteri:
La microselezione: la scelta coordinata dei documenti
Durante il 2002 sono stati effettuate 20 sedute di coordinamento acquisti dedicate alla microselezione dei documenti così suddivise:
Sono stati esaminati sia attraverso le anteprime di stampa che attraverso
la visione oltre 10.000 documenti e ne sono stati selezionati per l'incremento
delle raccolte oltre 6.500. La selezione in coordinamento acquisti rappresenta
circa il 75% dei documenti acquistati dalle biblioteche.
Ogni biblioteca ha poi selezionato autonomamente il restante 25% dei documenti
per l'incremento delle raccolte (sezioni locali, sostituzioni o riacquisti,
categorie particolari di documenti, desiderata degli utenti ecc...), sia
utilizzando i fornitori dell'appalto unico centralizzato sia alti fornitori.
Per quanto riguarda la previsione 2003, verranno effettuati 20-22 coordinamenti rispettando la medesima suddivisione dell'anno 2002 con una previsione di maggior numero di coordinamenti per la selezione dei documenti per bambini e ragazzi.
Strategie di conoscenza del mercato
Le anteprime di stampa vengono fornite in più copie almeno 10 giorni prima delle sedute di coordinamento e vengono distribuite a turno tra i bibliotecari che effettuano un esame preventivo delle proposte al fine di:
Durante i coordinamenti si utilizzano opportuni ulteriori strumenti per la conoscenza del mercato e del patrimonio delle biblioteche:
Inoltre, a partire dal 2003 viene effettuata una ricognizione periodica via internet delle novità di alcuni editori non proposti in coordinamento al fine di avere una panoramica il più completa possibile delle novità editoriali. Gli editori da analizzare sono stati suddivisi tra i bibliotecari e le novità così selezionate vengono proposte periodicamente in coordinamento.
Analisi sistematica delle novità editoriali e applicazione di una griglia condivisa
La metodologia di analisi delle proposte si basa su criteri di valutazioni diversificati fra narrativa e saggistica e fra libri per ragazzi e per adulti, che tengono conto secondo il metodo di Whittaker:
Il tutto ovviamente rapportato alla tipologia del patrimonio del sistema e delle singole biblioteche, al livello di approfondimento necessario per materia in ogni singola sede operativa (metodo Conspectus), alle disponibilità finanziarie.
L'acquisto dei documenti
Il servizio di appalto unico centralizzato
Il Sistema Bibliotecario dell'Ovest Como offre ai Comuni associati, come previsto dalla convenzione, un servizio di appalto unico centralizzato per l'incremento delle raccolte al fine di:
Un gruppo di acquisti viene effettuato direttamente da un editore distributore
che effettua uno sconto del 30% e soprattutto il servizio prenotazione attraverso
le anteprime di stampa, presentando alle biblioteche i libri che usciranno
nel trimestre successivo. In tal modo le maggiori novità entrano in
biblioteca contemporaneamente all'uscita in libreria.
L'acquisto diretto solo da tale gruppo di distribuzione editoriale rappresenta
circa il 35% degli acquisti complessivi delle biblioteche.
Un altro gruppo di acquisti viene effettuato per il biennio 2002-2003 con
un appalto di fornitura aggiudicato attraverso una procedura ad evidenza pubblica.
Questo appalto ha lasciato alle biblioteche la libertà di scegliere
se far convergere su di esso tutta la restante quota di finanziamento comunale
o solo un parte che comunque si consiglia non inferiore al 70% - 80%.
E' necessario precisare che l'appalto unico centralizzato prevede sia la possibilità
di acquistare in coordinamento sia di acquistare una parte dei volumi anche
rifornendosi direttamente. Essendo la gestione del patrimonio e degli acquisti
una competenza del bibliotecario stabilita dalla legge, è requisito
essenziale che alle sedute di coordinamento acquisti partecipi il bibliotecario
responsabile e titolare della biblioteca in orario di servizio.
L'adesione dei comune al progetto di coordinamento acquisti è libera.
Ogni comune può decidere se utilizzare il servizio di appalto unico
centralizzato e se aderire al coordinamento acquisti.
L'adesione alle procedure centralizzate, formalizzata dai Comuni associati,
comporta l'approvazione del verbale di affidamento fornitura redatto secondo
le procedure di legge dal Comune centro-sistema.
Per le caratteristiche del fornitore e della fornitura inserite nel capitolato
di appalto, si veda il progetto "Gestione coordinata delle raccolte anno
2002".
Nell'anno 2003 è stata effettuata apposita indagine di mercato che
ha individuato un fornitore specializzato nell'editoria per ragazzi in modo
da garantire la copertura completa di tutto il panorama editoriale per ragazzi.
E' stata effettuata inoltre apposita indagine di mercato per l'individuazione
di un fornitore locale per l'acquisizione di documenti altrimenti non forniti
e per le acquisizioni che rivestono carattere di urgenza.
Infine si conferma per il 2003 la centralizzazione della presentazione e dell'analisi
delle grandi opere e delle opere di consultazione proposte sul territorio
dalle agenzie editoriali.
Ogni comune è libero di decidere se accettare tutti o solo alcuni
dei fornitori indicati dal Sistema. Si rammenta che ogni Comune che decida
di aderire al progetto di coordinamento degli acquisti deve assumere impegno
di spesa sull'editore individuato dal sistema e sul fornitore individuato
con la gara d'appalto e con le indagini di mercato effettuate dal comune centro-sistema.
In base a queste procedure di affidamento fornitura, ogni Comune assume il
provvedimento di impegno di spesa per la fornitura alla propria biblioteca
ed effettua la liquidazione delle proprie fatture.
Verifica della copertura del mercato e continuità degli interventi
In base alle procedure di affidamento fornitura centralizzate ed al coordinamento
acquisti si prevede di acquistare circa 10.000 titoli scelti tra le 13.000
uscite editoriali che possono interessare una biblioteca pubblica.
Il cronoprogramma e la struttura operativa del coordinamento acquisti (come
sopra esposto) consentono di assicurare non solo una continuità degli
acquisti ma anche la loro tempestività.
Consuntivo 2002
Il progetto di revisione coordinata 2002 ha consentito attraverso una metodologia
di revisione programmata e condivisa di scartare oltre 8000 documenti per
un tasso di incisività pari a circa il 2,5 % a fronte di un tasso programmato
del 1,5%.
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La sostituzione ed il riacquisto dei documenti sono avvenute sia con i fondi
propri dei comuni utilizzando soprattutto le valutazioni e l'analisi del coordinamento
acquisti, sia attraverso il finanziamento al progetto 2002 garantito dall'Amministrazione
Provinciale con il quale sono stati riacquistati o sostituiti n. 2351 documenti.
Gli obiettivi della revisione: la stima preventiva del patrimonio ed il tasso di incisività
Il patrimonio complessivo delle biblioteche associate al Sistema Bibliotecario
dell'Ovest Como ammonta a circa 345.000 volumi (considerati incrementi e revisioni)
di cui oltre 270.000 presenti nella banca dati del catalogo collettivo.
Le opere presenti nella banca dati rappresentano ormai la quasi totalità
del patrimonio circolante.
Alla luce della necessità di rinnovare e svecchiare le collezioni delle
biblioteche, è necessario quindi continuare ad analizzare con le metodologie
e i criteri adottati nel 2002 il patrimonio non inserito nella banca dati
per completare la revisione del patrimonio pregresso prima di pianificarne
il recupero e l'inserimento nel catalogo collettivo.
L'operazione di valutazione ai fini del rinnovo qualitativo delle raccolte
del patrimonio pregresso non catalogato informaticamente iniziata nel 2002
e ormai in fase avanzata, non esaurisce le operazioni necessarie per tale
scopo. Infatti, come sempre, tutto il patrimonio sarà oggetto di analisi
e svecchiamento in base ai parametri previsti dalle metodologie di scarto.
Il tasso di incisività programmata per il 2003 è pari al 3%
del patrimonio posseduto dalle biblioteche associate ovvero a circa 9000 documenti.
Con l'attuale programma informatico gestionale non risulta possibile elaborare
con precisione una tabella che indichi, biblioteca per biblioteca, il numero
dei documenti da scartare calcolato in percentuale sulla base del patrimonio
posseduto suddiviso per classi.
La pianificazione delle procedure di revisione
Le biblioteche che saranno interessate dal progetto di scarto/riacquisto sono tutte quelle in possesso dei requisiti previsti dalla legge mentre quelle che usufruiranno del contributo sono quelle in possesso dei requisiti per l'accesso ai finanziamenti dei programmi pluriennali regionale e provinciale ovvero le seguenti biblioteche: Appiano Gentile, Binago, Cadorago, Casnate con Bernate, Cavallasca, Fino Mornasco, Guanzate, Lomazzo, Lurate Caccivio, Montano Lucino, Olgiate Comasco, Parè, Rovellasca, San Fermo della Battaglia, Solbiate, Unione "Terre di Frontiera" con particolare riferimento alle sedi operative di Uggiate Trevano e Faloppio, Veniano, Villa Guardia.
Stima preventiva dei tempi e dei costi
Le fasi della revisione descritte nell'allegato "Schema gestionale per
la revisione del patrimonio" avranno una durata temporale complessiva
che si distribuirà nell'arco di 5 mesi.
Calcolando un tempo lavoro medio dedicato alle attività descritte pari
a circa 4 ore settimanali si ha un totale medio di 80 ore lavorative per ogni
biblioteca, oltre a dei momenti di verifica coordinata del percorso effettuato
stimabili in due sedute del comitato tecnico per un totale di 6 ore lavorative.
Il processo di revisione è completamente gestito dal personale qualificato
delle singole biblioteche in orario di servizio.
Lo stanziamento dei Comuni nel 2003 è pari a euro 150.476,85 ed è
finalizzato sia al miglioramento qualitativo derivante dalla revisione costante
delle raccolte che all'incremento del patrimonio tramite nuove acquisizioni.
I fornitori per il riacquisto, derivante dalla revisione del patrimonio, sono
quelli individuati dalle procedure di appalto unico centralizzato del Sistema
Bibliotecario.
Analisi del patrimonio
I settori e la tipologia su cui si intende attuare un piano di revisione
e di successivo reintegro e di riacquisto sono:
per tipologia: i documenti danneggiati, usurati, persi di cui è necessario
il riacquisto;
per settori: opere di consultazione, classici della letteratura, e le classi
1, 2, 5, 6, 8; con particolare riferimento alle opere possedute dalle biblioteche
associate non presenti nel catalogo collettivo la cui revisione è iniziata
nel 2002 e che rappresentano il patrimonio pregresso più datato delle
biblioteche da analizzare e valutare in sede di rinnovamento prima di un eventuale
inserimento nel catalogo.
Griglia di valutazione (SMUSI e Whittaker)
La metodologia di scarto applicata è quella indicata dalla letteratura biblioteconomica, in particolare i criteri di valutazione bibliografica, bibliologica e semantica di K. Whittaker. Inoltre per la revisione del patrimonio si adotterà la "Griglia di Whittaker", adeguata alla realtà italiana da Carotti (SMUSI) e si seguiranno le indicazioni dei recenti studi di Solimine.
Percorso operativo per l'adozione di provvedimento amministrativo efficace e d efficiente
Le procedure di revisione che condurranno alla corretta compilazione delle liste di controllo per i documenti da scartare, all'adozione di un provvedimento amministrativo efficace ed efficiente, all'adozione degli obblighi in materia di deposito e sdemanializzazione, fino alle strategie diversificate di destinazione dei materiali, sono esposte nello " Schema gestionale per la revisione del patrimonio delle biblioteche associate al Sistema Bibliotecario dell'Ovest Como - anno 2003" che si allega al presente documento (allegato 6)
Le liste di reintegro
La compilazione delle liste di reintegro sarà effettuata con i medesimi
criteri usati nel 2002 e precisamente:
riacquisto di opere usurate (es. classici);
sostituzione di opere scartate perché superate e scorrette con attenzione
al livello di approfondimento richiesto su ogni singola materia anche in riferimento
agli indirizzi di sviluppo delle biblioteche;
grado di "copertura" della disciplina specifica garantito dal patrimonio
del sistema in relazione alla circolazione dei documenti.
Il Sistema Bibliotecario dell'Ovest Como ha messo in atto dal 2002 una strategia
di programmazione territoriale per l'incremento del patrimonio del sistema
riservato a specifiche tipologie di documenti.
In particolar modo si è operato al fine di:
Sono altresì stati avviate con successo partecipazioni ai progetti di carattere regionale e nazionale in questo settore (Scaffale multiculturale, Nati per leggere).
Il sistema Bibliotecario è stato dotato del più completo strumento
informatico di conoscenza delle opere in commercio (Alice Cd); inoltre è
stato potenziato il settore di storia locale di due biblioteche il cui patrimonio
consentiva l'incentivazione di tale sezione.
Infine è stato potenziato lo scaffale di opere in lingua originale
della biblioteca centro-sistema.
Alla luce della razionale distribuzione delle risorse effettuata, dell'elevato riscontro di gradimento dei progetti avviati e di nuove esigenze territoriali, si rende opportuno e necessario proseguire nella programmazione coordinata individuando i seguenti interventi:
Per il finanziamento delle categorie speciali i Comuni hanno stanziato la somma di euro 42.598,66 - vedi tabella allegata n. 4 alla colonna progetti speciali - che comprende le tipologie di documenti sopra enunciati.
Progetto di rinnovamento/incremento del patrimonio:
Progetto di incremento per specifiche categorie (bambini e ragazzi, disabili) e per il potenziamento di settori specifici (documenti multimediali, storia locale, lingua originale):
Totali:
Il finanziamento provinciale sarà assegnato al Sistema Bibliotecario che lo destinerà secondo i criteri sopra enunciati e andrà ad affiancare gli stanziamenti comunali.
A tal fine il Sistema bibliotecario Ovest Como: